長々としゃべる人は仕事ができない？その特徴とは

こんにちわsyoです。

仕事の現場で、話が長い方にお困りのことはありませんか？

実は、話が長い人というのは、重要なポイントが曖昧になり、結果として仕事の効率を下げてしまう要因となることがあるのです。

話が長い人の特徴

話が長い人の特について

1. 情報が整理できていない

話が長い人は、情報を整理する能力が不足していることが多いです。情報が整理されていない状態では、伝えたい内容がまとまらず、話が冗長になる傾向があります。これは、聞き手にとってストレスとなり、重要な情報を見逃すリスクを高める可能性があります。

解決方法としては、話す前に要点を箇条書きにするなど、メモを取る習慣をつけることや、主題にそった要点を心がけることが重要です。また、話す内容を事前に整理し、伝えたい情報を明確にしておくことで、話がまとまりやすくなります。

2. 相手に要点が伝わらない

話が長くなると、結局何を伝えたいのかが不明瞭になり、相手に要点が伝わりません。特にビジネスシーンでは、明確で簡潔なコミュニケーションが求められます。要点が伝わらないと、プロジェクトの遅延やミスコミュニケーションの原因にもなりかねません。

解決策としては、話す内容を事前に整理し、3つのポイントに絞って伝えることが効果的です。また、相手の反応を観察し、必要に応じて説明を簡潔にまとめ直すことも大切です。聞き手の理解度を確認しながら、要点を強調して伝えることで、コミュニケーションの質を高めることができます。

3. 自分と相手の時間を奪う

時間は限られています。話が長引くことで、自分だけでなく相手の貴重な時間も奪ってしまうことがあります。これが、会議や打ち合わせが長引く原因となり、生産性を低下させることにもつながります。時間を有効に使うためにも、話の長さに気を配る必要があります。

話が長くなる原因として、詳細な説明を求める傾向や、関連する話題に脱線しやすいことなどが挙げられます。これらの習慣を改善するためには、自分の話し方を客観的に見直し、簡潔にまとめる練習をすることが大切です。また、相手の時間を尊重し、話の長さを調整する配慮も必要でしょう。

会議効率を高めるための具体的な方法

長時間の会議は、集中力の低下や質の低い決定につながる可能性があるため、効果的な解決策が必要です。会議の時間を管理し、事前に話す時間を決めることで、効果的なコミュニケーションを図ることができます。例えば、会議の前にアジェンダを共有し、各議題に時間制限を設けることが有効です。

また、会議の目的を明確にし、参加者全員が共通の理解を持つことも重要です。会議の冒頭で目的を確認し、議論の方向性を定めることで、脱線を防ぎ、効率的な議論を促すことができます。

話を短くまとめるための実践的なヒントとして、以下の具体的な方法があります。

1. PREP法を使う

話す際に、Point（ポイント）、Reason（理由）、Example（例）、Point（ポイント）の順で話すことで、内容を簡潔かつ効果的に伝えることができます。この方法を意識するだけでも、話し方が変わる可能性があります。

PREP法を活用することで、話の構成が明確になり、聞き手にとって理解しやすい情報となります。また、この方法を使うことで、自分の考えを整理し、要点を明確にすることができます。

2. 要点を先に伝える

話を始める際に結論から述べ、その後に詳細を説明するスタイルを取ることで、聞き手が理解しやすくなります。全体像を先に示すことで、次に話す内容を予測しやすく、細かい情報も受け入れやすくなります。話の前半で相手に全体像を理解させることを「メンタルモデルを形成する」と言います。

要点を先に伝えることで、聞き手は話の方向性を掴みやすくなり、詳細な説明も理解しやすくなります。また、この方法は、話す側にとっても、伝えたい内容を明確にし、話の構成を考える助けになります。

3. 話す内容を絞り込む

話す内容を絞り込むことで、より効果的に情報を伝えることができます。伝えたい内容を3つのポイントに絞り込み、それぞれのポイントについて簡潔に説明するようにしましょう。

情報を絞り込むことで、聞き手の集中力を維持しやすくなり、重要なポイントが伝わりやすくなります。また、話す側にとっても、伝えたい内容を明確にし、話の構成を考えやすくなります。

4. 聞き手の反応を観察する

話をしている際に、聞き手の反応を観察することも大切です。聞き手が理解しているかどうか、興味を持っているかどうかを確認しながら話を進めることで、より効果的なコミュニケーションを図ることができます。

聞き手の反応を観察することで、話のペースや内容を調整することができます。また、聞き手の理解度に合わせて、説明を簡潔にまとめ直すことも可能です。

まとめ

話が長引くことは、ビジネスにおいて情報整理不足や要点の伝わらなさ、相手と自分の時間の無駄遣いといった悪影響を及ぼす可能性があります。これを改善するためには、情報を整理し、要点を絞って伝えることが重要です。時間を効果的に使い、わかりやすいコミュニケーションを心がけることで、業務効率を向上させることができます。

会議の効率を高めるためには、事前準備とともに、PREP法や要点を先に伝える方法、話す内容の絞り込み、聞き手の反応の観察などの手法を活用することが有効です。これらの方法を意識的に実践することで、より効果的なコミュニケーションを図ることができるでしょう。

話が長い人に対しては、話の要点を明確にし、時間を管理することが大切です。また、自分自身の話し方を見直し、簡潔にまとめる練習をすることも重要でしょう。相手の時間を尊重し、効率的なコミュニケーションを心がけることで、良好な関係構築と業務の円滑化につなげることができます。